Polityka prywatności i plików cookies
Laboratorium Badawcze KALASOFT sp. z o.o.
Ochrona danych osobowych, przejrzystość komunikacji i bezpieczeństwo informacji
Data aktualizacji: 22 października 2026 r.
1. Wprowadzenie
W Laboratorium Badawczym KALASOFT szanujemy prywatność osób odwiedzających nasze strony internetowe, kontaktujących się z nami, korzystających z naszych usług oraz zainteresowanych współpracą.
Ochrona informacji jest dla nas szczególnie istotna ze względu na charakter prowadzonej działalności badawczej, współpracę z przedsiębiorstwami i instytucjami naukowymi oraz konieczność zachowania poufności informacji powierzanych nam przez klientów.
Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe możemy przetwarzać, w jakich celach, na jakiej podstawie prawnej, przez jaki czas oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.
Dokument obejmuje również zasady korzystania z plików cookies, narzędzi analitycznych oraz systemu automatyzacji komunikacji marketingowej Mautic.
Polityka dotyczy w szczególności korzystania z serwisu internetowego KALASOFT oraz związanych z nim formularzy i kanałów komunikacji elektronicznej.
2. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest:
Laboratorium Badawcze KALASOFT sp. z o.o.
ul. Zaniemyska 11 61-029 Poznań, Polska
KRS: 0000416945 NIP: 9721238819 REGON: 302080301
Adres e-mail: biuro@KALASOFT.pl Telefon: +48 61 30 67 300
We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, realizacją praw wynikających z RODO oraz niniejszą Polityką można kontaktować się z nami pod wskazanym adresem e-mail lub korespondencyjnie.
Jeżeli Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, jego dane kontaktowe powinny zostać dodatkowo udostępnione w tym miejscu.
3. Jakie dane osobowe przetwarzamy?
W zależności od sposobu korzystania z naszej strony internetowej i charakteru kontaktu możemy przetwarzać następujące kategorie informacji:
- dane identyfikacyjne, takie jak imię, nazwisko, stanowisko lub nazwa reprezentowanej organizacji;
- dane kontaktowe, w szczególności adres e-mail, numer telefonu i adres korespondencyjny;
- informacje przekazywane w formularzach kontaktowych, zapytaniach ofertowych oraz korespondencji;
- dane dotyczące współpracy handlowej, realizowanych zamówień i zawieranych umów;
- dane przekazane w związku z procesami rekrutacyjnymi;
- dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu, takie jak adres IP, informacje o przeglądarce, urządzeniu, systemie operacyjnym oraz czasie dostępu;
- informacje o aktywności w serwisie, o ile ich gromadzenie jest dopuszczalne i zostało odpowiednio skonfigurowane;
- informacje dotyczące zgód i preferencji komunikacyjnych.
Nie wymagamy podawania danych osobowych, które nie są potrzebne do realizacji określonego celu.
Prosimy o nieprzekazywanie w ogólnych formularzach kontaktowych danych szczególnych kategorii, w szczególności danych dotyczących zdrowia, chyba że ich przekazanie jest niezbędne w ramach odrębnie uzgodnionego i odpowiednio zabezpieczonego procesu.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w określonych i zgodnych z prawem celach.
4.1. Obsługa zapytań i korespondencji
Dane przekazane za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej lub telefonu wykorzystujemy do udzielenia odpowiedzi, przygotowania informacji o usługach oraz prowadzenia dalszej korespondencji.
Podstawą przetwarzania może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy kontakt dotyczy działań podejmowanych przed zawarciem umowy z osobą, której dane dotyczą, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy realizujemy prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze korespondencji i zapytań.
4.2. Przygotowanie ofert i realizacja współpracy
Dane mogą być wykorzystywane do przygotowania ofert, prowadzenia negocjacji, realizacji zamówień, świadczenia usług laboratoryjnych oraz utrzymywania kontaktów z klientami i ich przedstawicielami.
Podstawą przetwarzania jest odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.
4.3. Obowiązki prawne
Przetwarzamy niektóre dane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych, rachunkowych i innych regulacji mających zastosowanie do prowadzonej działalności.
Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
4.4. Bezpieczeństwo serwisu
Dane techniczne mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa infrastruktury, wykrywania nadużyć, diagnozowania błędów, ochrony przed nieautoryzowanym dostępem oraz zapewnienia ciągłości działania strony.
Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4.5. Analityka internetowa
Jeżeli korzystamy z narzędzi analitycznych wymagających przechowywania informacji na urządzeniu użytkownika lub uzyskiwania do nich dostępu, uruchamiamy je zgodnie z właściwymi wymogami dotyczącymi zgody.
Dane analityczne mogą służyć poznawaniu sposobu korzystania ze strony, poprawie jej funkcjonalności i ocenie skuteczności publikowanych treści.
4.6. Komunikacja marketingowa
Jeżeli użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę, możemy przesyłać informacje dotyczące naszych usług, wydarzeń branżowych, publikacji, działalności laboratoryjnej i możliwości współpracy.
Podstawą przetwarzania danych osobowych może być art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w odpowiednich sytuacjach art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Korzystanie z określonych kanałów marketingu elektronicznego wymaga ponadto spełnienia odrębnych wymogów dotyczących zgody na komunikację.
Wyrażenie zgody jest dobrowolne, a jej wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.
5. Formularze kontaktowe
Wypełniając formularz kontaktowy, użytkownik przekazuje nam informacje niezbędne do obsługi zgłoszenia.
Dane te mogą zostać zapisane w systemie obsługującym stronę internetową, systemie zarządzania kontaktami lub przesłane na firmową skrzynkę pocztową.
Informacje wykorzystujemy przede wszystkim do udzielenia odpowiedzi oraz prowadzenia korespondencji związanej z zapytaniem.
Samo wysłanie zapytania nie oznacza automatycznie wyrażenia zgody na otrzymywanie newslettera lub innych niezamówionych informacji marketingowych.
Jeżeli formularz umożliwia zapis do komunikacji marketingowej, odpowiednia zgoda powinna być wyrażana osobno.
6. System Mautic i automatyzacja komunikacji
W ramach obsługi kontaktów, formularzy, komunikacji oraz — jeżeli zostały aktywowane — działań marketingowych możemy wykorzystywać system Mautic, służący do zarządzania kontaktami i automatyzacji komunikacji.
W zależności od rzeczywistej konfiguracji system może umożliwiać:
- przechowywanie danych przekazanych w formularzach;
- prowadzenie historii kontaktu i korespondencji;
- zarządzanie zgodami i preferencjami komunikacyjnymi;
- obsługę newsletterów i wiadomości informacyjnych;
- analizowanie skuteczności kampanii;
- rejestrowanie interakcji z wiadomościami, jeżeli jest to zgodne z obowiązującymi przepisami;
- analizowanie aktywności użytkowników w serwisie, gdy jest to dozwolone i odpowiednio skonfigurowane;
- segmentowanie kontaktów według określonych kryteriów.
Zakres informacji gromadzonych przez Mautic zależy od uruchomionych funkcji oraz udzielonych zgód.
Jeżeli aktywne są funkcje śledzenia zachowań użytkowników, stosujemy je zgodnie z zasadami dotyczącymi cookies, dostępu do informacji na urządzeniu końcowym i ochrony danych osobowych.
Nie należy utożsamiać samego wejścia na stronę internetową z wyrażeniem zgody na marketing lub śledzenie aktywności w celach marketingowych.
7. Profilowanie i segmentacja
Niektóre funkcje systemów marketingowych pozwalają na porządkowanie kontaktów według zainteresowań, rodzaju zapytań lub historii interakcji.
Jeżeli KALASOFT wykorzystuje takie funkcje, mogą one służyć dostosowywaniu treści komunikacji do zainteresowań odbiorców.
Nie podejmujemy na podstawie samego korzystania z serwisu decyzji wywołujących wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających, o ile rzeczywiście nie wdrożono takich mechanizmów.
Jeżeli w przyszłości zostaną wdrożone procesy zautomatyzowanego podejmowania decyzji objęte art. 22 RODO, odpowiednie informacje zostaną udostępnione zgodnie z obowiązującymi przepisami.
8. Pliki cookies i podobne technologie
Cookies to niewielkie informacje zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony internetowej.
Mogą one umożliwiać prawidłowe działanie serwisu, zapamiętywanie ustawień, prowadzenie statystyk oraz obsługę określonych funkcji marketingowych.
W naszym serwisie mogą występować następujące kategorie cookies:
Niezbędne — służą do zapewnienia podstawowego działania strony, jej bezpieczeństwa i funkcji technicznych.
Funkcjonalne — mogą zapamiętywać wybrane ustawienia i preferencje użytkownika.
Analityczne — mogą pomagać w ustalaniu, jak odwiedzający korzystają z serwisu.
Marketingowe — mogą służyć analizie skuteczności komunikacji, identyfikacji interakcji lub dopasowywaniu przekazu marketingowego.
Pliki cookies i podobne technologie, które nie są niezbędne, powinny być wykorzystywane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody.
Użytkownik powinien mieć możliwość odmowy zgody i jej późniejszej zmiany lub wycofania w sposób równie łatwy jak jej udzielenie.
Szczegółowy wykaz rzeczywiście stosowanych plików cookies, ich dostawców, celów i okresów przechowywania powinien być udostępniony w panelu zarządzania zgodami lub w uzupełniającej tabeli cookies.
9. Zarządzanie zgodami
Jeżeli strona wykorzystuje technologie wymagające zgody, użytkownik może dokonać wyboru za pomocą udostępnionego mechanizmu zarządzania zgodami.
W szczególności powinien mieć możliwość:
- zaakceptowania wybranych kategorii technologii;
- odmowy stosowania technologii opcjonalnych;
- zmiany wcześniej dokonanych wyborów;
- wycofania zgody w dowolnym momencie.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej wycofaniem.
Niezależnie od ustawień strony użytkownik może również zarządzać plikami cookies w swojej przeglądarce internetowej. Ograniczenie niektórych technologii może wpłynąć na działanie wybranych funkcji serwisu.
10. Newsletter i komunikacja elektroniczna
Jeżeli udostępniamy możliwość zapisania się do newslettera, przetwarzamy dane niezbędne do jego obsługi, w szczególności adres e-mail oraz informacje o wyrażonej zgodzie.
Wiadomości mogą zawierać informacje o działalności KALASOFT, ofercie badawczej, wydarzeniach, publikacjach i aktualnościach branżowych.
Zapis jest dobrowolny.
Odbiorca może zrezygnować z otrzymywania wiadomości, korzystając z mechanizmu rezygnacji udostępnionego w wiadomości albo kontaktując się z Administratorem.
W przypadku rezygnacji możemy zachować minimalne informacje niezbędne do udokumentowania wycofania zgody oraz zapobieżenia ponownemu wysyłaniu niezamówionej komunikacji.
11. Dane osób reprezentujących klientów i partnerów
W ramach współpracy biznesowej możemy przetwarzać dane osób reprezentujących klientów, dostawców, instytucje naukowe oraz innych partnerów.
Dotyczy to między innymi pracowników, przedstawicieli handlowych, osób odpowiedzialnych za zamówienia i koordynatorów projektów badawczych.
Dane te mogą pochodzić bezpośrednio od zainteresowanych osób, od ich organizacji lub z publicznie dostępnych źródeł związanych z działalnością zawodową.
Przetwarzamy je w zakresie niezbędnym do nawiązania i prowadzenia współpracy, na podstawie odpowiednich przesłanek określonych w art. 6 RODO.
Jeżeli dane pozyskano nie bezpośrednio od osoby, której dotyczą, realizujemy odpowiednie obowiązki informacyjne wynikające z art. 14 RODO, z uwzględnieniem przewidzianych prawem wyjątków.
12. Dane kandydatów do pracy
Jeżeli prowadzimy rekrutację, przetwarzamy dane osobowe kandydatów w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego.
Podstawy prawne przetwarzania mogą wynikać z przepisów prawa pracy, działań podejmowanych przed zawarciem umowy, prawnie uzasadnionych interesów Administratora lub zgody — zależnie od kategorii danych i konkretnej sytuacji.
Dane przekazane dobrowolnie poza wymaganym zakresem są oceniane zgodnie z właściwymi przepisami.
Udział w przyszłych rekrutacjach wymaga odrębnego ustalenia odpowiedniej podstawy prawnej i okresu przechowywania danych.
Szczegółowe informacje dotyczące konkretnego procesu rekrutacji mogą być przekazywane w ogłoszeniu lub osobnej klauzuli informacyjnej.
13. Komu możemy udostępniać dane?
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym nas w prowadzeniu działalności, wyłącznie w zakresie uzasadnionym określonym celem.
Mogą to być w szczególności:
- dostawcy usług hostingowych i infrastruktury informatycznej;
- podmioty zapewniające utrzymanie i bezpieczeństwo strony internetowej;
- dostawcy poczty elektronicznej;
- dostawcy i administratorzy systemów informatycznych, w tym Mautic;
- dostawcy usług analitycznych, jeżeli są wykorzystywani;
- podmioty świadczące usługi księgowe, prawne i doradcze;
- organy publiczne uprawnione do uzyskania informacji na podstawie przepisów prawa.
Jeżeli podmiot zewnętrzny przetwarza dane w naszym imieniu, zapewniamy odpowiednią podstawę współpracy, w tym umowę powierzenia przetwarzania danych, gdy jest wymagana.
Nie sprzedajemy danych osobowych użytkowników.
14. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
W zależności od dostawców usług informatycznych i ich konfiguracji może dochodzić do przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Jeżeli takie przekazanie ma miejsce, stosujemy właściwe mechanizmy prawne przewidziane w rozdziale V RODO, w szczególności decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są wymagane.
Informacje o rzeczywistych państwach odbiorców oraz stosowanych mechanizmach zabezpieczających powinny odpowiadać faktycznej konfiguracji wykorzystywanych usług.
15. Jak długo przechowujemy dane?
Dane osobowe przechowujemy nie dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji określonych celów, z uwzględnieniem obowiązków prawnych oraz uzasadnionej potrzeby ochrony praw Administratora.
Okres przechowywania zależy od kategorii danych i celu ich przetwarzania.
Dane związane z umowami i dokumentacją rozliczeniową mogą być przechowywane przez okres wynikający z odpowiednich przepisów.
Dane dotyczące korespondencji i zapytań przechowujemy przez okres niezbędny do obsługi sprawy oraz ewentualnego dochodzenia lub obrony roszczeń.
Dane wykorzystywane na podstawie zgody przetwarzamy do czasu jej wycofania lub ustania celu, z zastrzeżeniem możliwości zachowania niezbędnego dowodu udzielenia i wycofania zgody.
Dane techniczne, logi i informacje analityczne przechowujemy zgodnie z ustalonymi okresami retencji, odpowiednimi do celu i ryzyka.
Szczegółowe okresy retencji powinny wynikać z przyjętych przez Administratora zasad zarządzania informacją i konfiguracji systemów.
16. Bezpieczeństwo danych osobowych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru przetwarzanych informacji oraz związanych z tym zagrożeń.
Obejmują one, stosownie do potrzeb, kontrolę dostępu, zarządzanie uprawnieniami, aktualizacje oprogramowania, ochronę transmisji danych, tworzenie kopii zapasowych, monitorowanie bezpieczeństwa oraz procedury reagowania na incydenty.
Dostęp do danych osobowych powinny posiadać wyłącznie osoby, dla których jest on niezbędny do wykonywania obowiązków.
Regularnie oceniamy potrzebę aktualizacji stosowanych zabezpieczeń.
Należy jednak pamiętać, że żadna metoda transmisji danych przez Internet nie zapewnia absolutnej ochrony przed wszystkimi zagrożeniami.
17. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobom, których dane przetwarzamy, przysługują prawa określone w RODO, w zakresie i na warunkach wynikających z przepisów.
Obejmują one:
- prawo dostępu do danych osobowych;
- prawo sprostowania nieprawidłowych danych;
- prawo usunięcia danych, jeżeli zachodzą odpowiednie przesłanki;
- prawo ograniczenia przetwarzania;
- prawo przenoszenia danych w przypadkach określonych w RODO;
- prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
- prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie;
- prawo do niepodlegania określonym decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, jeżeli mają zastosowanie przepisy art. 22 RODO.
W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z nami pod adresem biuro@KALASOFT.pl.
Wnioski rozpatrujemy zgodnie z terminami i zasadami przewidzianymi w RODO. W razie uzasadnionych wątpliwości co do tożsamości wnioskodawcy możemy poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia.
18. Prawo wniesienia skargi
Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uważa, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO, ma prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.
W Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Strona internetowa: https://uodo.gov.pl/
Zachęcamy również do wcześniejszego kontaktu z nami, abyśmy mogli wyjaśnić wątpliwości i rozpatrzyć zgłoszenie.
19. Linki do innych serwisów
Nasza strona może zawierać odnośniki do zewnętrznych witryn, serwisów instytucji naukowych, organizacji branżowych lub partnerów.
Nie odpowiadamy za zasady ochrony prywatności stosowane przez niezależnych administratorów tych serwisów.
Przed przekazaniem danych na stronie zewnętrznej warto zapoznać się z jej polityką prywatności.
20. Zmiany Polityki prywatności
Niniejsza Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami przepisów prawa, sposobu działania serwisu, stosowanych technologii lub procesów przetwarzania danych.
Aktualna wersja dokumentu będzie publikowana na stronie internetowej KALASOFT wraz z datą ostatniej aktualizacji.
Jeżeli zmiany będą wymagały uzyskania nowej zgody lub przekazania dodatkowych informacji, podejmiemy odpowiednie działania zgodnie z obowiązującymi przepisami.
21. Kontakt w sprawach prywatności
W przypadku pytań dotyczących ochrony danych osobowych, stosowanych technologii, cookies lub komunikacji elektronicznej zapraszamy do kontaktu.
Laboratorium Badawcze KALASOFT sp. z o.o.
ul. Zaniemyska 11, 61-029 Poznań E-mail: biuro@KALASOFT.pl Telefon: +48 61 30 67 300
Ochrona prywatności i poufności informacji jest ważnym elementem odpowiedzialnej współpracy z naszymi klientami, partnerami i użytkownikami serwisu.